宝档发〔2023〕50号

宝鸡市档案局

关于2023年档案行政执法检查情况的通报

各县（区）档案局（馆），市委和市级国家机关各部门、各人民团体，市属企事业单位：

　　为了有效落实全年档案工作重点任务，切实加强档案馆（室）安全管理工作，全面提升我市档案管理专业化、规范化和科学化水平，市档案局于8月28日—9月8日，对4个县（区）档案局（馆）和44个市级部门、企事业单位的档案管理工作进行了行政执法检查。现将检查情况通报如下：

　　一、基本情况

　　此次执法检查工作采取听汇报、现场核查、查阅资料的方式进行，重点对档案馆（室）在规范化建设、档案服务乡村振兴、档案法治建设、档案安全管理和2022年各类文件材料归档整理情况开展检查。从检查情况看，全市档案室规范化建设稳步推进，档案法治意识持续增强，档案归档工作有序开展，档案安全管理水平逐步提升。

　　（一）县（区）档案局（馆）

　　1.档案规范化建设推动有力。从检查情况来看，扶风、凤县、陇县、麟游四个县（区）档案馆对机关档案室规范化建设工作普遍高度重视，建立工作机构，细化任务分工，强化业务指导，均制定印发了《档案室规范化建设三年提升行动实施方案》。其中凤县扎实推进，积极指导，目前已有15家单位档案室自查达到规范化标准提出认证申请；陇县对10个镇档案室档案装具进行优化升级，安装密集架40列；麟游县结合档案室规范化建设工作要求，对9家单位开展档案室规范化建设专项检查，推进了工作落实；扶风县积极开展上门指导，从硬件设施设备、规范档案归档等方面入手，抓好档案室规范化建设。

　　2.档案服务基层效能不断提升。各县（区）紧紧围绕中心工作，加强镇村档案建设，促进档案工作与乡村振兴战略高度融合。凤县加大业务培训力度，开展镇村档案业务及档案服务乡村振兴战略培训会11场次，参与培训业务人员240人次，实施“头雁计划”将全县8个镇每镇2个村作为档案服务乡村振兴示范点，以点带面推动工作；麟游县积极推进全国二轮土地延包档案整理试点工作，组织召开档案整理培训会，通过理论指导、现场培训，顺利完成了二轮土地延包档案的归档整理、接收进馆工作；陇县积极联系县政府督查室、县乡村振兴局，定期对乡村振兴档案资料收集工作开展督导检查，以严查实督，促进工作落实。

　　3.档案法治体系建设深入推进。各县（区）档案法治意识持续增强，依法管档能力不断提升。从检查情况看，四个县（区）均落实了档案执法人员执法资格，开展了2023年度档案行政执法检查。凤县对检查中存在问题的单位发放整改通知书15份；扶风县对拒不整改或限期整改不到位的单位，予以通报；陇县将反馈问题整改函抄送县委档案工作领导小组组长，有力促进了问题整改的落实。

　　4.档案安全管理水平稳步提高。从检查情况来看，各县（区）高度重视档案安全工作，落实档案安全主体责任，麟游县投资84.5万元购置密集架、除湿机、门禁系统、安检门、防火门、气体灭火系统和中央空调等设施设备，提升了档案库房安全保管能力；扶风县加强档案日常安全管理工作，印发《关于加强汛期档案安全保管的通知》，在节假日、汛期等重要时间节点均由主要领导带队全员参与，对档案库房、服务器机房等重点部位进行检查，确保馆藏档案安全；陇县投资10万元采购档案管理系统，搭建档案馆局域网，挂接文书档案17096卷、58382件，目录35万余条，专业档案1594卷，确保了馆藏档案数据安全；凤县加强对档案数字化企业机构的安全监管和质量抽检，严把政治关、质量关、保密关，全县未出现档案实体和档案信息安全事故。

　　（二）市级部门（单位）档案室

　　1.档案工作意识进一步增强。从检查情况看，各单位对档案工作都普遍比较重视，建立健全档案工作机构，落实档案工作主体责任；市妇联、市应急管理局、市委党史研究室、市贸促会、市机关事务管理局等单位将档案工作纳入年度工作计划，与单位中心工作、业务工作同安排、同检查，有力推动档案管理工作；各单位坚持抓安全保密知识学习，通过观看安全保密教育影片和开展消防知识培训、演练，强化档案安全抽查和安全风险隐患排查，档案安全意识进一步提高。

　　2.档案保管条件不断提升。市级部门（单位）均不同程度地配备了温湿度计、灭火器、防磁柜、除湿机、防光窗帘等必备设施设备，市检察院、市公安局、市供电局、市烟草专卖局、宝鸡市国诚恒健盐业有限公司、中国移动宝鸡分公司等单位“十防”设施配备较为到位；市检察院升级改造建设两个智能档案库房；宝鸡供电局实现档案库房、办公用房、业务技术用房（整理室）、查借阅用房“四分开”；市公安局、市烟草专卖局、市应急管理局、市人防办、中国移动宝鸡分公司等单位实现了办公室、阅览室、档案室三分开；大多数单位都单独设置了档案室，基本能满足档案安全保管需求。

　　3.档案安全管理日趋规范。从检查情况看，大部分市级部门（单位）建立健全档案管理各项制度，制定和完善档案安全应急预案，市工商联合会、市水利局等7个部门的档案管理制度达10种以上；市医保局、市应急管理局、市烟草专卖局等部门（单位）强化档案室日常管理，开展温湿度监测，加强安全检查，并建立各类检查台账，有效保障档案实体安全；大部分部门（单位）强化网络和信息安全管理，签订数字化工作保密协议，实施信息数据异质备份，确保了档案信息安全。

　　4.档案资源建设持续推进。各部门（单位）都制定了文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并依法依规开展档案收集整理工作；检查的44个部门（单位）中，已完成档案整理的单位16家，正在整理的单位28家，市房屋征收管理中心、市委党史研究室、团市委、市科技局、市民革等单位档案整理较规范，市公安局、市机关事务管理局、邮政公司、市烟草专卖局、人保财险公司等单位在做好文书档案归档的同时，注重照片、音视频、实物档案的收集整理，市人防办科技档案整理规范。

　　二、存在问题

　　从检查情况看，各县（区）档案局（馆）及市级部门、企事业单位在档案室规范化建设、档案服务中心工作、档案法治建设和档案安全管理等方面做了大量工作，档案管理水平得到了明显提升，但也存在一些不足。具体表现在：

　　1.档案监督指导有待加强。县（区）档案局（馆）监督指导部门、镇村档案工作力度还需加强，个别镇村档案管理不够规范，档案整理移交不及时，归档文件不够齐全完整；检查中的四个县（区）推进档案室规范化建设工作进展较慢、成效不明显，规范化档案室达标较少，未实现时间过半任务过半。

　　2.档案行政执法亟需规范。有的县（区）在档案行政执法检查工作中，未严格落实行政执法“三项制度”各项要求，规范开展档案行政执法检查，存在检查前未下达行政执法检查告知书，执法过程记录不全面不规范，检查结束后未在规定时间内进行执法结果信息公示等执法程序不严格的现象。

　　3.档案工作监管责任缺失。市级部门中个别单位未严格落实档案工作网络各环节工作职责，存在科室形成需归档的文件材料自行保管，长期不向单位综合档案室移交的现象；有些单位对外包服务企业未履行档案管理主体责任，对整理的档案和数字化加工成果，未严格进行检查验收，档案中存在期限划分不准确，应归未归和重复归档的现象；个别档案异地保管单位，档案日常监管责任履行不到位，档案安全存在隐患。

　　4.档案安全管理措施不力。个别档案室安全管理台账不实不细，存在温湿度登记台账和安全检查登记台账合二为一，台账登记敷衍了事的现象；个别单位的档案室设在负一楼，档案库房环境差；有的单位档案室堆放杂物，卫生状况较差；个别档案室存在漏水隐患；无档案室的个别单位，档案保管区域未配备必要的设施设备。

　　5.档案资源归集不够齐全。从检查情况看，大多数单位正在整理2022年度档案，归档工作整体进度较慢；一些单位不注重日常文件材料的收集，导致归档不齐全、整理不规范；大部分单位只注重文书材料归档，忽视实物、照片、音视频档案及相关资料的收集整理，致使室藏档案结构单一、门类不齐。

　　三、工作要求

　　1.落实档案工作责任。各县（区）档案局（馆）要进一步加强对部门、镇村档案的指导力度，细化工作任务，加快档案室规范化建设工作进度；严格落实档案行政执法检查“三项制度”工作要求，规范执法流程和执法行为。市级各部门（单位）要严格履行档案监管主体责任，定期开展监督检查，落实档案管理各项制度，确保档案工作顺利开展。

　　2.强化档案安全管理。各县（区）档案局（馆）和市级各部门、企事业单位要进一步加强档案安全日常管理；馆（室）设施设备不到位的单位，要尽快落实；档案室堆积杂物的单位，要在一周内完成清理；在档案查借阅利用、数字化加工、移交和接收等过程中严格执行登记、交接、审查等制度，坚决防止档案实体丢失，确保档案实体安全；要进一步强化档案信息安全管理，开展档案信息数据异地异质备份，加强数字化加工过程管理，确保档案信息绝对安全。

　　3.加强档案工作保障。各单位要切实加强对档案工作的领导，建立健全档案工作机构，制定安全责任清单，明确档案工作责任部门和责任人；增强安全防范意识，完善档案安全应急预案，定期开展档案安全教育培训和事故应急预案演练，切实提高突发事件应急处置能力；档案室在负一楼和档案异地存管的单位，要及时规划建设新档案室，加强日常监管，未配备档案必要设施设备的单位，要积极改善保管保护条件，提高档案安全管理水平。

　　4.规范档案收集整理。各单位要在做好纸质文件资料归档的同时，重视照片、音视频、实物等特殊载体档案的收集整理，做到门类齐全、应归尽归；严格按照相应门类档案整理规则进行整理，加快归档工作进度，10月底前完成2022年度各门类档案整档工作。

宝鸡市档案局

  2023年9月22日