宝档发﹝2020﹞52号

 

宝鸡市档案局

关于2020年档案安全管理“双随机”抽查情况的通报

 

各县（区）委办公室、档案局（馆），市委和市级国家机关各部门、各人民团体：

　　为了加强档案安全管理工作，完善档案安全保管条件，全面提升我市档案管理规范化、科学化水平，市档案局于6月28日—7月10日，采用“双随机”抽查的方式，对4个县（区）档案局（馆）、40个市级部门（单位）的档案安全管理工作进行了检查。现将抽查情况通报如下：

　　一、基本情况

　　6月中旬，市档案局下发了《关于开展2020年档案安全管理“双随机”抽查的通知》宝档发〔2020〕38号，要求各单位对档案安全管理工作认真开展自查，在自查的基础上，对陕西省档案管理双随机抽查摇号系统随机抽取的金台区、渭滨区、陈仓区、凤翔县等4个县（区）档案局（馆）、40个市级部门（单位）的档案安全管理工作进行抽查。从6月下旬开始，由市委办公室、市档案局领导带队，抽调市委办公室档案事业发展科、市档案局（馆）相关科室工作人员，组成两个检查组，重点围绕馆（室）档案安全管理、2019年文件材料归档工作、新冠肺炎疫情防控文件材料的收集管理和整理情况，采取听取汇报、现场查看、查阅资料的方式进行了检查。

　　二、检查情况

　　从抽查情况看，全市档案安全建设水平有所提升，2019年度文件材料归档工作进展顺利，新冠肺炎疫情防控文件材料收集整理有序推进，档案管理工作总体趋好。

　　1.档案安全机制逐步健全。从检查情况看，各单位对档案安全工作都普遍比较重视，建立建全档案安全工作机构，明确分管领导和档案管理人员职责，按照“谁主管、谁负责,谁实施、谁担责”的原则,切实承担档案安全主体责任。市直机关工委在人事变动后，及时调整档案安全工作领导小组成员，将安全工作落在细节，落实在常态。市人大办、市审计局、市行政审批局、市市场监管局、市农业农村局、市公安局等单位将档案安全工作纳入年度目标考核，与单位其他重点工作同安排、同检查、同考核。

　　2.档案安全意识逐步提升。各单位坚持把档案安全放在首位，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，通过组织观看保密教育影片、开展消防知识培训、演练，机关干部的档案安全意识进一步提高。在档案管理和利用过程中，各单位都能正确处理档案管理、利用与保密、保护之间的关系，确保了档案实体与信息的安全。各县（区）档案局(馆)在做好日常和节假日、汛期档案安全工作的同时，强化指导检查，并结合档案安全“双随机”抽查，加强全域档案安全工作监管，从源头上确保了档案安全。

　　3.档案安全管理逐步规范。从检查情况看，各单位都建立了档案立卷归档、安全保管、查阅利用、保密鉴定等相关管理制度，大多数市级部门（单位）坚持做好档案室查借阅登记和温湿度、安全检查记录，完善各类统计台账；市应急管理局、市住建局等单位制定和完善了档案安全应急预案，不断提高档案安全突发事件应急能力和水平，做到档案安全防患于未然。各县（区）档案局（馆）严格落实24小时领导带班、干部值班制度，坚持定期开展安全大检查，及时发现和处理问题，堵塞安全漏洞；建立档案安全责任制，签订档案安全目标责任书，切实落实档案安全主体责任和安全措施，进一步健全了“人防、物防、技防”三位一体的档案安全防范体系。

　　4.档案收集整理有序开展。各单位普遍重视归档文件材料的收集整理工作，按照市档案局《关于做好2019年度文件材料归档工作的通知》（宝档发﹝2020﹞7号）要求，开展2019年度各门类文件材料的收集和整理。由于年初新冠肺炎疫情的影响，2019年文件归档较往年有所滞后，在检查中了解到，所有单位的归档文件都已收集齐全，开始进行整理。市纪委监委、市房屋征收管理中心、市民政局、市直机关工委、市发改委、宝鸡职业技术学院、市疾控中心、市烟草专卖局等单位已完成了整理归档，做到了疫情防控和业务工作两不误。

　　5.疫情防控档案工作扎实有效。市档案局《关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知》下发后，各单位高度重视疫情防控资料的收集和整理，目前各抽检单位都开展了疫情防控文件材料的收集整理工作，其中市市场监管局、市商务局、市交通运输局等单位的资料收集齐全完整；市疾控中心将需归档的文件材料划归到相应科室和疫情防控工作组，分类开展收集，已按照《陕西省新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围和档案保管期限表》要求，将疫情防控常态管理之前的应归档文件整理完毕；市公安局将疫情防控材料收集归档作为2020年档案工作重点任务，并开展现场培训，坚持跟踪指导，确保归档质量符合标准要求。

　　6.档案安全建设不断加强。各县（区）档案局（馆）重视档案安全保管，积极争取档案安全保护经费，在档案馆普遍配备了报警、消防、门禁、监控等系统，购置了除湿机、温湿度仪、消毒机、防磁柜等设备。市网信办等单位在办公紧张的情况下，调整设置了档案室，配置了相应的档案柜（架）及“十防”设施设备，为档案安全管理提供了保障。各单位注重强化网络和信息安全管理，县（区）档案局（馆）对重要档案数据做到了异地异质备份，市级部门对档案数字化成果基本都做到了双备份，确保了档案信息的安全。

　　三、存在问题

　　从检查情况看，各县（区）档案局（馆）及市级部门（单位），在档案安全管理方面做了大量工作，档案安全管理水平有了一定提高，但也存在一些不足。具体表现在：

　　1.档案管理人员业务水平有待提高。主要表现在：个别单位档案员变动频繁，档案工作缺乏传、帮、带；部分单位档案员档案业务不熟，档案整理不够规范。 

　　2.档案保护措施不够完善。个别单位未设置专门的档案室；部分单位没有做到档案库房、办公、阅览三分开；一些单位档案室堆放杂物，卫生状况较差，无温湿度计，无防霉防虫药品，窗帘不符合防光要求，档案室未安装监控。

　　3.档案收集整理工作有待加强。一些单位只注重纸质文件材料的收集整理，对照片、音视频、实物等特殊门类资料的收集整理重视不够，致使各门类档案分散在职能科室，未集中统一管理;部分单位在收集疫情防控文件资料时，只注重红头文件的收集，对本单位在疫情防控过程中产生的工作记录材料收集不全。

　　四、几点要求

　　1.提高档案安全意识。档案安全是档案工作的“生命线”,也是档案工作的底线。各县区、各部门要切实加强对档案安全工作的领导，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决克服松懈侥幸心理，采取有效措施，确保档案安全万无一失。

　　2.强化档案安全保障。要切实加强对档案安全工作的领导，建立健全档案安全工作机构，制定安全责任清单，明确档案安全责任部门和责任人；进一步加大对档案安全基础设施建设的投入力度，努力改善档案保管保护条件，提高档案安全与管理水平；增强安全防范意识，完善档案安全应急预案，定期开展档案安全事故应急预案演练。

　　3.规范档案收集整理。各部门（单位）在继续做好归档文件收集整理的同时，要重视照片、音视频、实物等特殊载体档案的收集整理，做到门类齐全、应归尽归；新冠肺炎疫情防控成员单位要依据《陕西省新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围和档案保管期限表》，尽快将疫情防控常态化管理之前的应归档文件整理完毕，做到专卷保管。

　　4.加强档案信息安全。各县区、各部门要进一步强化网络和信息安全管理，开展档案信息数据异地异质备份；规范使用档案信息系统、服务器、终端软硬件，实行局域网与外部其他网络物理隔离；用于存储档案数据的移动介质（移动硬盘或u盘）必须做到专盘专用，以确保档案信息安全。

 

宝鸡市档案局

2020年7月31日